مدیریت ورزشی

امروز با خود فکر می‌کردم ما آدم‌ها هم دارای شرح شغلیم و آن در اصل شرح مأموریت ما در این جهان است.

اگر شرح مأموریت خویش را با توجه به چشم‌اندازی که برای خودمان با هر باوری متصوریم، خوب تعریف کنیم، خواهیم توانست قدم‌های جدی برای دستیابی به نتایجی ارزشمند برداریم. اما هرگاه در زندگی شرح مأموریت مان مشخص نباشد و به فراخور مراحل مختلف زندگی به روز نباشد، راه را اشتباه می‌رویم و به ندرت به نتایج دلخواه می‌رسیم.  همچون آدم‌ها، سازمان‌ها هم باید بکوشند شرح شغل‌های هوشمندانه برای خود تعریف کنند و به جای تزیین بی‌ثمر آن برای جای دادن در قفسه‌ها یا راهروهای اینترانت، راهنمایی روزآمد و پویا پیش روی کارکنان و واحدهای مسئول قرار دهند.

تجزیه و تحلیل شغل فرآیندی است که از طریق آن، شغل مورد نظر به تفصیل و با توجه به جزئیات بررسی و مطالعه شده و وظایف و الزامات، انتظارات و مسئولیت­های آن کشف می­شود.

در قلب اکثر فعالیت‌ها و برنامه‌های مدیریت منابع انسانی نیاز به اطلاعات کامل و دقیق در ارتباط با شغل، احساس می‌شود. به همین دلیل تهیه شرح شغل­ها و شرایط احراز به عنوان یکی از مهمترین ورودی­های ماژول­ های مختلف منابع انسانی از قبیل جذب و استخدام،  جبران خدمت و مزایا، آموزش و کارراهه شغلی و... می باشد.

شرح شغل و شرایط احراز

به عنوان مثال فرض کنید که میخواهیم یک مدیر ورزشی جذب کنیم، برای این کار باید بدانیم این شغل چه وظایفی را بر عهده دارد و همچنین برای عملکرد مطلوب در شغل مورد نظر فرد متقاضی چه ویژگی هایی باید داشته باشد، بر اساس این مبنا آگهی استخدام را به گونه ای تنظیم می کنیم که ویژگی های شاغل مورد نظر را تعریف نماید.

پس از ورود فرد به سازمان هم تجزیه و تحلیل شغل چراغ راه ما در تعیین دوره های آموزشی، تعیین سطح پرداخت و پاداش و همچنین شاخص های ارزیابی عملکرد می باشد.
در مورد اجزای یک تجزیه و تحلیل شغل دیدگاه های مختلفی وجود دارد، اما یک تجزیه و تحلیل شغل کارآمد می بایست حداقل در برگیرنده بخش های زیر باشد.

عنوان شغلی: در عنوان شغلی جایگاه و وظیفه اصلی شغل مشخص می شود، مثل مدیر (جایگاه شغلی)، منابع مالی باشگاه ورزشی (وظیفه شغلی)

هدف شغل: این شغل برای چه در سازمان ایجاد شده است؟

شرح وظایف و مسئولیت ها: این شغل چه وظایفی را شامل می‌شود و چه مسئولیت‌هایی بر عهده‌ این شغل است؟

شرایط احراز(تحصیلات، تجربه، ویژگی ها): کسی که در این موقعیت شغلی قرار بگیرد باید چه تحصیلاتی داشته باشد؟

آیا به سابقه کار نیاز داریم؟ این سابقه کار در چه حوزه هایی مهم است؟ دقت شود در برابر روش های سنتی تحلیل شغل، نیمرخ شایستگی یا نمای شغلی روشی برای شناسایی دانش ها، مهارت ها، توانایی ها و ویژگی های لازم برای انجام موفقیت آمیز یک شغل یا وظیفه است. که در بخش شایستگی ها به آن خواهیم پرداخت.

نحوه گزارش دهی:متصدی شغل به چه بخش هایی می بایست گزارش دهد؟

برای انجام تجزیه و تحلیل شغل روش های متعددی نظیر مشاهده مصاحبه ثبت جریان کار فوکس گروپ و نشست متخصصان پرسشنامه تحلیل شغل (PAQ) و ONET، استفاده می شود. که هر سازمان می بایست با توجه به شرایط و انتظارات خود روش یا روش های مناسب را انتخاب نماید. پیشنهاد ما طی کردن مسیر زیر برای برای نوشتن شرح شغل در سازمان است:

1. تکمیل پرسشنامه توسط شاغل
2.  برگزاری جلسه مصاحبه مشترک با حضور شاغل و مدیر مستقیم
3.  اخذ نظر خبرگان آگاه نسبت به شغل
4.  الگوبرداری از ONET
5.  نوشتن شرح شغل نهایی

دقت شود تجزیه و تحلیل شغل باید وضعیت فعلی انجام شغل را گزارش کند، نه آن چه که در گذشته انجام می شده یا آن چه در آینده باید انجام شود یا در سازمان های مشابه انجام می شود.

آنچه باید به آن توجه کرد این است که شرح شغل باید سندی زنده و پویا باشد و علاوه بر فراهم کردن زمینه درک نقش فرد در سازمان، همچون یک منبع تغذیه قوی، فرایندهایی نظیر جذب و استخدام، تعیین نیازهای آموزشی و ارزیابی عملکرد را پوشش دهد. اما حتی در سازمان‌های پیشروی ما، این فرایندها قادر به بهره‌مندی نظام‌مند از شرح مشاغل نیستند: جذب‌ها با عدم درک صواب از ظرف و مظروف اتفاق می‌افتند، آموزش‌ها تحت تأثیر مدگرایی و آنچه در بازار عرضه می‌شود ساماندهی می‌گردند و ارزیابی‌ها هر چیزی را هدف قرار می‌دهند، الا انتظار اصیلی که از شاغل می‌رود.

اگر تجزیه و تحلیل شغل را درست و دقیق انجام داده باشیم و از طرف دیگر توانمندی‌ها و شایستگی‌های مورد نیاز برای یک شغل را به درستی تشخیص داده باشیم، عملاً تنظیم فهرست شرح شغل و شرایط احراز شغل، به سادگی تهیه یک گزارش خواهد بود.

البته گزارشی بسیار مهم که می‌تواند مبنای استخدام، برگزاری جلسات مصاحبه شغلی، ارزیابی عملکرد همکاران، برنامه ریزی برای آموزش، تهیه و تنظیم فهرست پاداش‌ها و پرداخت‌ها و حتی سیاست‌گذاری برای تعدیل و حذف نیروها قرار بگیرد.

اطلاعات حاصل از تجزیه و تحلیل شغل را نهایتاً می‌توان به دو دسته تقسیم کرده و در قالب یک گزارش ارائه کرد:

اطلاعات مربوط به شرح شغل و فهرست وظایف شغلی یا Job Description: اجرای موفق و اثربخش این شغل شامل چه مواردی است؟ کسی که در این شغل کار می‌کند به چه کسی پاسخ‌گوست؟ به طور کلی، مستقل از ویژگی‌های فرد شاغل، چه توضیحاتی در مورد این شغل وجود دارد؟ در این گزارش باید دقیقاً فعالیت‌های مربوط به این شغل، مشخص شده باشد. همچنین اینکه این شغل چه وظایفی را شامل می‌شود و چه مسئولیت‌هایی بر عهده‌ این شغل است.

اطلاعات مربوط به ویژگی‌های فردی که می‌خواهد در شغلی مشغول به کار شود یا

Job Specification:

این اطلاعات که به آن شرایط احراز شغل هم می‌گویند، شامل همه‌ بحث‌هایی است که به نوعی به فرد شاغل باز می‌گردد. چه توانمندی‌هایی برای این شغل نیاز است. چه نوع و چه میزان دانش و تخصص می‌تواند به برآورده شدن نیازهای این شغل کمک کند. آیا مهم است که فرد شاغل در این موقعیت، زن باشد یا مرد؟ آیا محدوده‌ی سنی مشخصی برای احراز این شغل وجود دارد؟ آیا توانایی فیزیکی خاصی برای انجام درست وظایف و مسئولیت‌های این شغل مورد نیاز است؟ همه‌ی اینها در نهایت تحت عنوان شرایط احراز شغل، طبقه بندی و گزارش می‌شوند.

در تنظیم فهرست شرح شغل باید حتما به کارکرد نهایی آنها توجه داشته باشیم. فهرست شرح شغل با هدف شفاف‌سازی حیطه وظایف و فعالیت‌ها و مسئولیت‌ها تنظیم می‌شود. همچنین قرار است این فهرست‌ها کمک کنند تا همکاران سازمان ساده‌تر و دقیق‌تر ارزیابی شوند. چه در طی مصاحبه شغلی و استخدام و بدو ورود سازمان و چه در دوران همکاری و ترک سازمان

متاسفانه فرم‌های فرم های شرح شغل متعددی را می‌توان یافت که دامنه اختیارات و یا حدود وظایف یک شغل در آن مشخص شده اما در رده های مختلف همان شغل، تفکیک روشن و معینی وجود ندارد. به عنوان مثال کارشناس ۳ اداره اجرای آموزش و کارشناس ۱ در تببین شرح شغل، تفاوت روشنی با هم ندارند. اگرچه ممکن است در مورد برخی نیازها و مزایا مانند تعریف دوره های آموزشی یا دسترسی به آنها، بسته به سنوات شرایط متفاوتی برای کارشناس رتبه بالاتر در نظر گرفته شود، اما در انجام وظیفه این تفکیک روشن نیست. ضمن آنکه گاه در تعاریف وظایف موازی با همپوشانی جدی دیده می‌شود.

نکات زیادی هست که باید در تنظیم و تدوین فهرست شرح شغل مورد توجه قرار بگیرند. اما اجازه بدهید قبل از وارد شدن به جزییات دو مورد از آنها را با هم مرور کنیم.

نکته اول اینکه به خاطر داشته باشیم که شرح شغل را بر اساس شغل می‌نویسند و نه بر اساس فردی که امروز شاغل است. در بسیاری از سازمان‌ها و حتی شرکتهای کوچک این مسئله به شکل وارونه حل می‌شود.

امروز آقای سپاسی مدیر روابط عمومی باشگاه ورزشی است و چون پسر خاله ایشان در یک شرکت تبلیغاتی کار می‌کند، به جای اینکه هماهنگی برای بودجه ریزی تبلیغات محیطی در فهرست وظایف کارشناس یا سرپرست بازاریابی قرار بگیرد، در شرح شغل مدیر روابط عمومی ثبت می‌شود!

کارشناس شرکت خدمات رویدادهای ورزشی تحصیلات کارشناسی ارشد باستان شناسی دارد و مدیرعامل شرکت برای اینکه موقعیت او را تثبیت کند آنقدر به واحد منابع انسانی فشار می‌آورد تا تحصیلات ارشد باستان شناسی به عنوان پیش نیاز ضروری شغل کارشناس در شرح شغل ثبت شود!

ابتدا همه شرح شغل‌ها را تنظیم کنید و شرایط احراز را تنظیم کنید و سپس آن را با وضعیت فعلی شرکت تطبیق دهید.

نکته دوم که باید به آن توجه داشته باشید تورم شغلی است. انسانها تمایل دارند که کار خودشان را بیش از آنچه هست مهم جلوه دهند. دقت داشته باشید که در تنظیم فهرست شرح شغل گرفتار چنین دامی نشوید. به همان اندازه که یک شرح شغل مختصر و کلی و غیردقیق بی‌خاصیت و غیرمفید است، شرح شغل خیلی متورم و غیرواقعی هم چندان مفید نخواهد بود و نه تنها جذب همکاران جدید را مشکل می‌کند، بلکه پس از مدتی توقعات زیادی برای همکاران فعلی ایجاد می‌نماید.

در جداول زیر اطلاعات موردنیاز جهت تجزیه و تحلیل شغل قابل مشاهده است.

اهمیت شرح شغل

نکته ­ای که بعنوان متولیان منابع انسانی در سازمان­ها می­بایست به آن توجه کنیم این است که تجزیه و تحلیل شغل را به عنوان کاری کم ارزش به بی ­تجربه­ ترین افراد در حوزه منابع انسانی واگذار نکنیم(اتفاقی که بسیار شایع است!) زیرا تجزیه و تحلیل شغل به عنوان یک پیش‌نیاز و سنگ‌بنای اساسی فعالیت‌های مدیر منابع انسانی مطرح است. در صورتی که این زیر بنا را درست طراحی و اجرا کنیم می توانیم انتظار داشته باشیم سایر فرآیندهای منابع انسانی نظیر جذب، آموزش، ارزیابی عملکرد، جبران خدمت و... بر پایه مناسبی سوار خواهند شد.

منابع:

شرکت های موفق جهان چگونه استخدام می کنند؟/ بهزاد ابوالعلایی
مدیریت منابع انسانی پیشرفته طراحی ، تجزیه و تحلیل ارزشیابی و طبقه بندی مشاغل/ آرین قلی پور

هیچ سازمانی نمی تواند کاری بیش از توانایی کارکنانش انجام دهد.


(پیتر دراکر)